एमएस एक्सेल में बिल कैसे बनाये | MS Excel Mai Bill Kaise Banaye

इस ब्लॉग में हमने एक्सेल में बिल बनाने के आसान तरीके बताएं हैं और इन तरीकों से आपको यह पता चल जाएगा कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये।

जबसे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल दुनिया में लांच किया गया है तबसे हर छोटे बड़े बिज़नेस, नौकरी पेशा लोग, कंपनियां आदि अपने छोटे से छोटे कामों और बड़े से बड़े कामों के लिए एक्सेल शीट का ही उपयोग करते आये हैं। 

शुरुआत से एक्सेल शीट इतनी चर्चित नहीं थी धीरे-धीरे इसने खुद को काफी अपग्रेड किया है और लोगों की ज़रूरतों के अनुसार फीचर्स बनाएं हैं जिसकी वजह से आज दुनिया भर के छोटे से छोटे बिज़नेस भी अपने छोटे-मोटे कामों के लिए एक्सेल शीट का उपयोग करते हैं। 

अगर आपको जानना है कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये, तो हमारे इस ब्लॉग को अंत तक ज़रूर पढ़ें। आप आसानी से एक्सेल शीट में बिल बना सकते हैं और अपने ग्राहकों को भेज सकते हैं। 

एक्सेल में बिल कैसे बनाये?

अगर आपके कंप्यूटर या लैपटॉप में विंडोज सिस्टम है तो आप आसानी से नीचे दिए गए स्टेप्स को पढ़कर और समझकर अपने बिज़नेस के लिए बिल बना सकते हैं। एक्सेल में बिल बनाना बहुत आसान है आप एक छोटे बिज़नेस के मालिक के रूप में, अपने बिज़नेस की ज़रूरत के अनुसार एक शानदार बिल बनाने के लिए एक्सेल के रेडीमेड बिल टेम्प्लेट का उपयोग कर सकते हैं।

नीचे पढ़िए एक्सेल में बिल कैसे बनाये :

एक्सेल शीट खोलें

अगर आप अपने बिज़नेस के लिए एक्सेल में बिल बनाना चाहते हैं तो सबसे पहले आपको एक्सेल शीट खोलना होगा।  

टेम्प्लेट देखें

जब आप अपने कंप्यूटर/लैपटॉप पर एक्सेल शीट खोलते हैं, तो विंडो के सबसे ऊपर एक्सेल इनवॉइस टेम्प्लेट खोजें। अगर आप कोई ऐसा टेम्पलेट ढूंढ रहे हैं जो एक्सेल में उपलब्ध है तो सीधा उसका नाम डालिये जैसे परचेस आर्डर बिल या कुछ और। ध्यान रखें आपकी डिवाइस इंटरनेट से कनेक्टेड होना चाहिए। नीचे जैसे हमने इनवॉइस डाला और सारी टेम्पलेट्स आ गयी।

अपना पसंदीदा टेम्पलेट चुनें

एक बार जब आप जान लेंगे कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये उसके बाद एक्सेल में इसे बनाना शुरू कर दीजिये। एक्सेल इनवॉइस टेम्प्लेट देखने के बाद, आप अपने काम का और पसंदीदा टेम्पलेट चुनिए। एक्सेल में बिल बनाना आसान है क्योंकि आपको Microsoft Excel में बिल बनाने के लिए इतने सारे टेम्प्लेट मिलेंगे कि आपको किसी और की ज़रूरत ही नहीं होगी। आपको शिपिंग, सर्विस, बिक्री की डिटेल्स और अन्य बिज़नेस के काम के लिए बने बनाये खाली बिल टेम्प्लेट मिलेंगे।

विभिन्न एक्सेल इनवॉइस टेम्प्लेट में से, अपने बिज़नेस के काम के अनुसार कोई अच्छी सी बिल टेम्पलेट चुनें और उस टेम्प्लेट को डाउनलोड करें। डाउनलोड करने के बाद आप आराम से उस टेम्पलेट में सारी डिटेल्स डाल के अपने बिज़नेस के अनुसार एक बिल बना सकते हैं।

टेम्पलेट खोलें

इस सेक्शन में हमने सविस्तार बताया है कि टेम्पलेट की मदद से एक्सेल में बिल कैसे बनाये।

एक्सेल में बिल बनाना आसान इसलिए भी है क्योंकि टेम्पलेट चुनाव करने के बाद, आप उस बिल टेम्पलेट को अच्छे से देखकर और उस खाली टेम्प्लेट खोलने या डाउनलोड करने के लिए क्रिएट पर क्लिक करके नया बिल बना सकते हैं। यह बिल टेम्प्लेट एक नई विंडो में खुलेगा।

टेम्पलेट को बनाएं

अब जब आपने एक बिल टेम्पलेट चुन लिया है तो उसके बाद आपको अपने बिज़नेस के अनुसार उस बिल को बनाना होगा ताकि जिसको भी आप यह बिल भेजेंगे उन्हें आपका ये बनाया हुआ बिल अच्छा लगेगा। आप जो भी बिल टेम्प्लेट चुनेंगे और बनाएंगे उसमें आपके क्लाइंट(ग्राहक) को दिखाने के लिए ज़रूरी डिटेल्स होना ही चाहिए।

नीचे पढ़िए वो सारी ज़रूरी डिटेल्स जो आपके बिल में शामिल होना चाहिए, इससे आपको पता चल जाएगा कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये और और आपका काम आसान हो जाएगा।

• आपके बिज़नेस का नाम और लोगो
• आपका बिज़नेस का संपर्क विवरण, जिसमें नाम, पता, ईमेल और फ़ोन नंबर शामिल हैं
• आपके ग्राहक की संपर्क जानकारी
• बिल के अनुसार बिल नंबर
• वो तारिख जब बिल बनाया गया
• ग्राहक को सप्लाई की गई सर्विस या सामान की डिटेल
• लागत और सर्विस का टोटल
• बिल के लिए क्लाइंट द्वारा भुगतान की जाने वाली कुल राशि, जिसमें छूट और टैक्स शुल्क शामिल हैं
• आपके भुगतान की शर्तें और नीतियां, आपके द्वारा स्वीकार की जाने वाली भुगतान की शर्तों सहित

आगे पढ़िए एक्सेल में बिल कैसे बनाये और उसे सेव करना कितना आसान है। नीचे दिए गए बिल में आप अपने हिसाब से सारी चीज़ें लिख सकते हो।

बिल सेव करें

एक बार जब आपने एक्सेल में बिल बनाना सीख लिया और एक्सेल की फ्री टेम्पलेट से बिल बना लिया और ऊपर दी गयी सभी डिटेल्स डाल देते हैं उसके बाद आपको अपने कंप्यूटर/लैपटॉप पर स्प्रेडशीट के रूप में अपने बिल टेम्प्लेट के ड्राफ्ट को सेव करना ज़रूरी है। हमारी राय में अगर आप इसे Xls डॉक्यूमेंट के रूप में सेव करें तो ही सबसे बेहतर है, ताकि ज़रूरत पड़ने पर आप अपने बिल को एडिट कर सकें।

साथ ही, जब आप ग्राहकों को बिल भेजना चाहते हैं तो पीडीएफ डॉक्यूमेंट के रूप में भेजें ताकि उस बिल में किसी भी प्रकार की परेशानी ना हो जैसे कोई अन्य व्यक्ति आपके बिल को एडिट ना कर पाए। इस सेक्शन को पढ़कर आपको अंदाज़ा हो गया होगा कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये।

बिल भेजें

हमने कहा था ना एक्सेल में बिल बनाना कितना आसान है। अब जब अपने बिल टेम्पलेट चुन ली है और साड़ी डिटेल्स एडिट करके बिल सेव कर लिया है तो वक्त है बिल को आगे भेजने का। आप अपने ग्राहकों को ईमेल के ज़रिये या व्हाट्सप्प पर आसानी से पीडीएफ डॉक्यूमेंट में बिल को भेज सकते हैं। 

एक्सेल में खुद से कैसे बनाएं बिल 

इस सेक्शन में जानिये कि खुद से एक्सेल में बिल कैसे बनाये। नीचे दिए हुए स्टेप्स के साथ, आप शुरुआत से अपने बिज़नेस के लिए बिल तैयार कर सकते हैं:

एक नई एक्सेल स्प्रेडशीट लॉन्च करें

सबसे पहले तो आपको एक नयी एक्सेल शीट खोलनी है और एक बिल का हैडर बनाना है।

ग्राहक की जानकारी शामिल करें

यह सबसे ज़रूरी है क्योंकि आप जब भी किसी ग्राहक को बिल भेजेंगे तो उनका नाम होना बहुत ज़रूरी है। छोटे बिज़नेस को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उनके पास उनके ग्राहकों का नाम, लोगो और संपर्क व्यक्ति या संगठन का पता, ईमेल और फोन नंबर हमेशा तैयार रहे।

अगर आप जानना चाहते हैं कि शुरुआत से एक्सेल में बिल कैसे बनाये, तो आपके पास अपनी और सामने जिस ग्राहक को बिल देना है उनकी सारी जानकारी होनी चाहिए।

भुगतान के लिए नियत तिथि बताएं

बिल में सबसे ज़रूरी है की आप अपने ग्राहक को यह हर बिल के अंत में एक नियत तारिख दें कि तब तक उनसे आपको पैसा मिल ही जाए, क्योंकि अगर आप कोई तारिख नहीं लिखेंगे तो आपको अपने ग्राहकों से पेमेंट मिलने में कठिनाई होगी।

प्रदान की जाने वाली सर्विस का वर्णन करें

स्पष्टता के लिए, सर्विस बिल टेम्प्लेट में क्लाइंट को मोटे तौर पर दी जाने वाली सर्विस और मूल्य सूची का ध्यानपूर्वक वर्णन करें। इसकी ज़रूरत इसलिए पड़ती है क्योंकि अगर आप अपने बिल में ग्राहक को दी गयी सर्विस के बारे में सविस्तार लिखते हैं तो उन्हें भी आपके बिज़नेस का मूल्य और व्यवहार काफी पसंद आता है जिससे वो हमेशा आपसे जुड़े रहते हैं। 

अपनी भुगतान शर्तें बताएं

अगर आपको यह पता है कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये तो एक्सेल में बिल बनाना काफी आसान है आपको बस ग्राहकों से पेमेंट लेने का तरीका, विलंब शुल्क नीति, और अन्य भुगतान विवरण जो ग्राहक को पता होने चाहिए, उन्हें बिल के सबसे निचले भाग में शामिल करना है जो कि एक्सेल के लिए एक मुफ्त चालान टेम्पलेट बनाने का सही तरीका है।

माइक्रोसॉफ्ट और गूगल दोनों एक्सेल, वर्ड, गूगल डॉक्स और गूगल स्प्रैडशीट्स के माध्यम से टेम्पलेट प्रदान करते हैं जो आपके बिल की ज़रूरतों को सबसे आसान तरीके से उचित ठहरा सकते हैं।

यह आपको अपनी आवश्यकताओं के अनुसार बिल टेम्प्लेट को सेव करने की भी पेशकश करता है ताकि आपको अनावश्यक कार्यों पर अपना समय बर्बाद न करना पड़े।

Lio App आपकी कैसे मदद कर सकता है?

आपने यह तो जान लिया कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये लेकिन एक्सेल शीट को किसी भी मोबाइल में चलाना बहुत ही ज्यादा कठिन है। इतने फॉर्मूले, फंक्शन्स और row-columns सारी चीज़ें मैनेज करना इतनी छोटी स्क्रीन के बस की बात नहीं है, है ना?

नहीं, Lio App एक ऐसा ऐप है जिसे आप अपने मोबाइल पर आसानी से उपयोग कर सकते हैं। एक्सेल फॉर्मेट की तरह लेकिन एक्सेल से कई गुना बेहतर Lio App एक डाटा मैनेजमेंट ऐप है जिसमें आपको 20 से ज्यादा केटेगरी मिलती है जिसके अंदर आपको 100 से ज्यादा रेडीमेड टेम्पलेट्स मिलती हैं जैसे कैश रजिस्टर, इनकम रजिस्टर, एकाउंट्स रजिस्टर इत्यादि।

Lio App कुल 10 भाषाओँ में उपलब्ध है तो आप भारत में किसी भी कोने से हो, आप Lio App में अपना डाटा सुरक्षित रूप से रिकॉर्ड कर सकते हैं। Lio App निश्चित रूप से उन सभी लोगों के लिए बना है जिन्हें रोज़ के डाटा मैनेज और मेन्टेन करने पड़ते हैं।

एक्सेल में बिल कैसे बनाये यह पढ़ने के बाद अगर आपने अभी तक Lio App डाउनलोड नहीं किया है तो अभी करें, नीचे हमने कुछ स्टेप्स बताएं हैं जिन्हें पढ़कर आपका Lio का सफर आसान हो जाएगा।

Step 1: अपनी पसंद की भाषा चुनें जिसमें आप आगे बढ़ना चाहते हैं | Lio Android Mobile Ke Liye

Step 2: Lio में फ़ोन नं. या ईमेल द्वारा आसानी से अपना अकॉउंट बनाएं। 

जिसके बाद मोबाइल में OTP आएगा वो डालें और गए बढ़ें।

Step 3: अपने काम के हिसाब से टेम्पलेट चुनें और डाटा जोडें। 

Step 4: इन सब के बाद आप चाहें तो अपना डाटा शेयर करें। 

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (FAQs)

अंतिम पंक्तियाँ 

इस ब्लॉग से आपको यह तो पता चल ही गया है कि एक्सेल में बिल कैसे बनाये साथ ही साथ आपको यह भी पता चल गया होगा कि Lio App भी आपके बिज़नेस को कितना आसान बनाता है। एक्सेल में बिल की बात करें तो इससे कोई फर्क नहीं पड़ता है कि आप अपने बिल की टेम्प्लेट के लिए कैसा फॉर्मेट, कैसी सुविधाएँ या कैसा सिस्टम चुनते हैं, क्योंकि एक्सेल या वर्ड में जो भी टेम्पलेट चुनते हैं वह बस आपके बिज़नेस की ज़रूरतों को पूरा करना चाहिए।

साथ ही भी यह ध्यान दें कि आप Excel शीट का उपयोग करके जो भी बिल बनाते हैं वह प्रोफेशनल दिखे ताकि आपके बिज़नेस की मार्केटिंग हमेशा होती रहे। अगर आप एक्सेल में बिल बनाना चाहते हैं और कहीं कोई दिक्कत आ रही है या एक्सेल के बिल से सम्बंधित अगर आपको कोई भी अन्य जानकारी या फीडबैक देना हो तो आप हमें नीचे कमेंट बॉक्स में बता सकते हैं।