छोटे व्यवसाय में कैसे करें कुशल कर्मचारी प्रबंधन

हमारे देश में बहुत से लोग कुछ मुट्ठी भर कर्मचारियों के साथ या अकेले (सोलोप्रीन्योर) अपनी व्यावसायिक यात्रा शुरू करते हैं। लेकिन जैसे-जैसे उनका कारोबार बढ़ता है, कर्मचारियों की संख्या भी बढ़ती है, तब वहाँ कर्मचारी प्रबंधन अधिक से अधिक महत्वपूर्ण होने लगता है।

वे अपने ग्राहकों को जितना संतुष्ट रखना चाहते हैं, उतना ही उन्हें अपने कर्मचारियों को भी संतुष्ट करना होगा। इस लेख का उद्देश्य छोटे व्यवसाय के मालिकों को कर्मचारियों को प्रबंधित करने और नौकरी छोड़ने से बचने के लिए कुछ आसान टिप्स देना है। लेकिन पहले, कर्मचारी प्रबंधन के लाभों को समझते हैं –

• यह शीर्ष प्रतिभा को सुरक्षित और जुड़े रहने में मदद करता है
• यह कर्मचारियों की दक्षता को तो बढ़ाता ही है साथ ही व्यवसाय में लाभ को भी बढ़ाता है
• यह काम के बोझ को कम करता है
• यह एक उत्तम कंपनी संस्कृति को बनाए रखने में मदद करता है

सफल कर्मचारी प्रबंधन के लिए टिप्स

छोटे व्यवसाय में कर्मचारियों को सफलतापूर्वक प्रबंधित करने के लिए यहां कुछ उपयोगी सुझाव दिए गए हैं –

हमेशा कर्मचारियों की भर्ती करते रहो

कई छोटे व्यवसाय भर्ती को केवल तभी आवश्यक मानते हैं जब कोई कर्मचारी छोड़ देता है या जब कोई नई नौकरी आती है। हालाँकि, केवल यही समय नहीं होना चाहिए जब आप शीर्ष प्रतिभाओं पर नज़र रख रहे हों।

आपको ऐसा हमेशा करते रहना चाहिए क्योंकि आप नहीं जानते कि नौकरी की भूमिका के खुले होने पर उन्हें कब भूमिका निभाने की आवश्यकता हो सकती है।

उनका सही इंटरव्यू लें

बहुत सारे कर्मचारी अन्य कर्मचारियों के बारे में शिकायत करते हैं। ऐसा होने से रोकने का सबसे अच्छा तरीका है कि ऐसे लोगों को अपने व्यवसाय के दरवाजे पर ही रोका जाए। इंटरव्यू के दौरान, उन्हें बारीकी से परखें और उनसे ऐसे प्रश्न पूछें जो एक व्यक्ति के रूप में उनके बारे में सूक्ष्म विवरण प्रकट करें। उनसे ऐसे सवाल पूछें-

कुछ सवाल जो इंटरव्यू में पूछें –
आपकी पुरानी नौकरी में आप सबसे ज्यादा क्या नापसंद करते थे और क्यों?
आप अपने साथी कर्मचारियों के साथ कैसे व्यवहार करेंगे?
आप खुद काम कर लेंगे या आपको एक टीम की आवश्यकता होगी?
अगर आप अपनी पर्सनालिटी से एक चीज़ बदल सकें तो आप क्या बदलेंगे और क्यों?

ऑनबोर्डिंग को आसान बनाएं

यह वह जगह है जहां नए कर्मचारियों को आपके छोटे व्यवसाय के बारे में पहली बार जानने मिलता है। एक बेकार ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया से अविश्वास और भ्रम पैदा हो सकता है। एक रणनीतिक, सुचारू ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया (उनके और आपके लिए) आसान बनाने के लिए समय निकालें।

सर्वोत्तम ऑनबोर्डिंग में किसी सहकर्मी के साथ ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण शामिल है। चूंकि आप ऐसे कर्मचारी चाहते हैं जो आपके व्यवसाय के नियमों का पालन करें और आपके व्यवसाय की वकालत करें, एक सरल ऑनबोर्डिंग कार्यक्रम सभी नए कर्मचारियों के लिए सही टोन सेट करता है।

पेरोल प्रबंधन को कारगर बनाना

आपके व्यवसाय के साथ कुछ भी हो, पर आपको अपने राज्य/देश के कानूनों का पालन करना होगा और अपने कर्मचारियों को सही और समय पर भुगतान करना होगा। तय वेतन से एक रुपया गायब ना हो इसका भी ध्यान रखना होगा। लेकिन चूंकि आपके पास विभिन्न कर्मचारी हैं जो विभिन्न लाभों के साथ काम कर रहे हैं ऐसे में यह एक चुनौती हो सकती है।

अपने पेरोल और अन्य संबंधित जिम्मेदारियों को प्रबंधित करने के लिए एक केंद्रीकृत प्रणाली का उपयोग करें। लोकप्रिय उदाहरणों में GreytHR, RazorpayX पेरोल, ZOHO पेरोल आदि शामिल हैं।

समय और कार्यों का ध्यान रखें

कर्मचारियों द्वारा कार्यस्थल पर बिताए जाने वाले समय को ठीक से ट्रैक किया जाना चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि आप –

• कार्य प्रक्रियाओं में पारदर्शिता लाएं
• कर्मचारी जवाबदेही बढ़ाएँ
• उनकी बिलिंग और काम करने की क्षमता को समझें
• समझें कि उनकी सबसे ज्यादा जरूरत कहां है
• ट्रैक करें कि बजट कैसे खर्च किया जा रहा है

ऐसा करने के लिए बड़े व्यवसाय बड़े स्तर के कर्मचारी प्रबंधन प्रणालियों का खर्च उठा सकते हैं। लेकिन छोटे और बढ़ते व्यवसायों के लिए, Lio के “टाइम ट्रैकर रजिस्टर” टेम्पलेट का उपयोग करना सबसे अच्छा विकल्प है।

इस टेम्पलेट का उपयोग शुरू करने के लिए, Lio की होम स्क्रीन से “लघु व्यवसाय/Small Business” चुनें और फिर “टाइम ट्रैकर रजिस्टर” पर क्लिक करें। यहां बताया गया है कि टेम्प्लेट कैसा दिखता है –

एक अन्य लोकप्रिय टेम्पलेट जिसका आप उपयोग कर सकते हैं वह है “फील्ड वर्कर रजिस्टर।” आप इसे फिर से “लघु व्यवसाय/Small Business” कैटेगरी के अंतर्गत पा सकते हैं। नीचे उसी का एक स्क्रीनशॉट है।

उनके साथ सम्मान से पेश आएं

आप और आपके कर्मचारियों सहित हर कोई इंसान है और गलतियाँ करना इंसान का एक व्यवहार ही है। जब ऐसा होता है, तो उनके साथ तिरस्कार/बेइज्जती का व्यवहार न करें। यह केवल आपके व्यवसाय के लिए चीजों को और खराब करेगा, बेइज्जती की जगह आप उनके साथ ईमानदार बातचीत करें और साथ में स्थिति को ठीक करने के बारे में सोचें।

इस तरह की बातचीत और आपसी सम्मान से विनम्रता और प्रशंसा की संस्कृति को बढ़ावा मिलता है, जिससे उन्हें कार्यस्थल पर फलने-फूलने में मदद मिलती है।

सलाह प्रदान करें

ठोस सलाह का अभाव कंपनियों के विफल होने का एक कारण है। एक व्यवसाय के मालिक के रूप में, आप सत्ता में हैं, और आपके कर्मचारी स्वाभाविक रूप से नेतृत्व और ज्ञान के लिए आपकी ओर देखेंगे।

इस अपेक्षा को पूरा करना और उनके साथ व्यवसाय के लिए अपना दृष्टिकोण साझा करके और समस्या-समाधान के साथ उनका मार्गदर्शन करके उन्हें ठीक से सलाह देना महत्वपूर्ण है।

एक छोटे व्यवसाय के रूप में, आप अपने कर्मचारियों को व्यावहारिक प्रशिक्षण दे सकते हैं, और वे कर्मचारी अपने अन्य सहयोगियों के साथ आपसे जो सीखा है उसे साझा कर सकते हैं।

कर्मचारियों को अपने साथ कैसे जोड़े रखें?

लोग नौकरी और नौकरी देने वालों को तब बदलते हैं जब उन्हें लगता है कि कुछ चीज़ें हैं जो उनके हिसाब से नहीं हैं। यह कम वेतन, कार्यालय की राजनीति या चुनौतियों की कमी भी हो सकती है। कर्मचारियों को आपके साथ जोड़े रखने के लिए आप निम्नलिखित कुछ कार्य कर सकते हैं।

• टीम के नेताओं और उनके अधीनस्थों/नीचे काम कर रहे लोगों के बीच खुले संचार को प्रोत्साहित करें। कर्मचारियों के साथ समय-समय पर आमने-सामने बैठकें करें, उन्हें ईमानदार, रचनात्मक प्रतिक्रिया दें और इस बात पर प्रकाश डालें कि वे आपके व्यवसाय के लिए कितने महत्वपूर्ण हैं। इन बैठकों के दौरान, उन्हें अपनी नौकरी के बारे में क्या नापसंद है और सुधार के लिए उनके सुझावों को साझा करने के लिए कहें। यदि संभव हो तो उनकी सिफारिशों को लागू करने को प्राथमिकता दें।
• ऐसे बनो की कर्मचारियों को यह न लगे कि उनका काम उनकी पर्सनल लाइफ में हस्तक्षेप कर रहा है। जब तक वे अपनी जिम्मेदारियों को पूरा करते हैं, कृपया उन्हें अपने काम का समय चुनने का विकल्प दें। हो सके तो उन्हें दूर से काम करने के लिए प्रोत्साहित करें क्योंकि इससे उन्हें आने-जाने में होने वाली परेशानी से बचाया जा सकता है।
• सर्टिफिकेट और वर्कशॉप प्रोग्राम करके कर्मचारियों को अपने कौशल में सुधार करने के लिए प्रोत्साहित करें। आप कर्मचारियों को एक विभाग से दूसरे विभाग में भी स्थानांतरित कर सकते हैं जिसमें उनकी रुचि है।
• सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को व्यवसाय के भविष्य की योजनाओं में शामिल किया गया है। यद्यपि उनके सभी दृष्टिकोणों को लागू नहीं किया जा सकता है, केवल उन्हें चर्चा में रखने से मनोबल बढ़ सकता है।

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और अंत में

रिचर्ड ब्रैनसन की एक प्रसिद्ध कहावत है जो इस प्रकार है – “पहले अपने कर्मचारियों की देखभाल करें, और बाद में वे आपके व्यवसाय की देखभाल करेंगे।” यह यकीनन सबसे सरल और सबसे सच्ची लाइनों में से एक है जो व्यापारिक दुनिया में चलती है।

छोटे व्यवसाय जिन्होंने इसे दिल में ले लिया है, वो सब सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करने वाले कर्मचारियों के साथ फल-फूल रहे हैं। यदि आप अपने व्यवसाय के लिए भी ऐसा ही चाहते हैं, तो ऊपर दी गई टिप्स को आजमाएं और अपने व्यापार को आगे बढ़ाएं।